Một trong những bí mật đằng sau sự thành công của Google, Facebook, Linkin cùng hàng ngàn doanh nghiệp khác chính là OKR. Vậy cụ thể OKR là gì? Trình tự thực hiện OKR như nào? Những nguyên lý của OKR là gì? Cách phân loại OKR… Bài viết dưới đây của PUD.EDU.VN sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về phương thức quản trị mục tiêu OKR, cùng tìm hiểu nhé!.

Tìm hiểu OKR là gì? 

Lịch sử OKR

Trước đây, chúng ta thường thấy các phương pháp quản trị mục tiêu truyền thống: MBO, KPI, BSC, Kanban…

Andy Grove (CEO của Intel) được biết đến là người đầu tiên tìm ra và phát triển phương pháp OKR. Bill Gates (nhà sáng lập Microsoft) từng nhận xét về Andy Grove là “một trong những nhà lãnh đạo doanh nghiệp vĩ đại trong thời đại của chúng ta”. Andy Grove đã hệ thống hóa phương pháp quản trị mục tiêu bằng cách trả lời hai câu hỏi:

  • Tôi muốn đi đâu?.
  • Làm như nào để tôi đưa bản thân mình đến đó?.

John Doerr, một trong những nhà đầu tư ban đầu của Google đã tìm hiểu sâu về OKR và viết lên cuốn sách “Measure What Matters”.

Khái niệm OKR là gì?

  • OKR có nghĩa là Objectives and Key Results. OKR chính làphương thức quản trị theo mục tiêu hiện đại được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng như Google, LinkedIn, Intel, Twitter, Uber, Coursera, Bill & Melinda Gates Foundation…

  • OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể.
  • Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Results là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu.
  • Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.
  • Objectives: Mục tiêu
    • Điều mà tổ chức mong muốn đạt được trong khoảng thời gian ngắn hạn (Ví dụ: 1 quý).
    • OKR thường định tính, có tính chất thách thức, kích thích trí tưởng tượng và truyền cảm hứng.
  • Key Results: Kết quả then chốt.
    • Kết quả then chốt chính là cách thức để đo đạc tiến độ và đạt được Mục tiêu.
    • Kết quả then chốt mang tính định lượng, có các con số cụ thể.
  • Mỗi Objectives có từ 3-5 Key Results.
khái niệm okr là gì
Tìm hiểu về OKR

Một số lưu ý về OKR

  • Cấp độ OKR: Công ty/ Khối/ Nhóm/ Cá nhân.
  • Vòng đời OKR: thường là 1 quý, có thể ngắn hơn.

Cấu trúc của OKR là gì? 

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

  • Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?.
  • Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?.

Tính chất của OKR là gì?

Mục tiêu (Objectives)

  • Truyền cảm hứng, có tính tham vọng, tạo động lực và thách thức.
  • Không dễ dàng thực hiện.
  • Dễ nhớ, đơn giản và ngắn gọn, không nhàm chán.
  • OKR có tính chất định tính và không thể hiện qua những con số.
  • OKR cần phù hợp văn hóa của doanh nghiệp: OKR có thể thân mật và hài hước. Có thể sử dụng ngôn ngữ địa phương và những câu chuyện cười hoặc bất cứ điều gì phù hợp với văn hóa của công ty…

Kết quả then chốt (Key Results)

  • Key results mang tính định lượng, và mỗi kết quả then chốt đều nên có con số cụ thể.
  • Kết quả then chốt dựa trên giá trị. Nó được đo lường kết quả thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ/ sản phẩm/ dự án.
  • Kết quả then chốt thường cung cấp kết quả trong quý. Thực hiện dự án 3 tháng/ lần để cung cấp kết quả cho quý tiếp theo.
  • Key Results giúp chia nhỏ dự án để tạo giá trị càng sớm càng tốt.

Mối liên hệ giữa Ojectives và Key Results

Mối liên hệ của Objectives và Key Results được thể hiện trên những khía cạnh:

  • Là cực âm và cực dương.
  • Là nguyên tắc và thực hành.
  • Là tầm nhìn và hành động.

Nhận xét:

  • Mục tiêu là những thứ thuộc về truyền cảm hứng và có tầm nhìn xa.
  • Kết quả then chốt là những thứ ở dưới mặt đất và đo đạc được.

Vai trò của OKR là gì? 

OKR đóng vai trò giúp cải thiện giao tiếp, tập trung và liên kết để mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn. Điều này được thể hiện bằng cách:

  • Xác định rõ ràng các mục tiêu.
  • Làm rõ những gì quan trọng trong toàn tổ chức.
  • Tập trung nỗ lực vào các kết quả chính mang lại mục tiêu.

Ý nghĩa của OKR là gì? 

  • Tư duy kỷ luật (Các mục tiêu chính sẽ xuất hiện).
  • Giao tiếp chính xác (Cho phép mọi người biết những gì quan trọng).
  • Thiết lập các chỉ số để đo lường tiến độ (Cho thấy chúng ta đi được bao xa).
  • Tập trung nỗ lực (Giữ cho các tổ chức đồng hành với nhau).

Những lợi ích của OKR

  • Nhanh nhẹn: Chu kỳ mục tiêu ngắn hơn cho phép điều chỉnh nhanh hơn và thích ứng tốt hơn để thay đổi, tăng sự đổi mới, giảm rủi ro và lãng phí.
  • Liên kết và hợp tác đa chức năng: Việc sử dụng OKR được chia sẻ giúp cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau, giải quyết sự phụ thuộc lẫn nhau và thống nhất các vấn đề mang tính cạnh tranh.
  • Giảm thời gian cho việc thiết lập mục tiêu: Sự đơn giản OKR làm cho quá trình thiết lập mục tiêu nhanh hơn và dễ dàng hơn, giảm đáng kể thời gian và tài nguyên dành cho việc đặt mục tiêu.
  • Giao tiếp rõ ràng: Tính minh bạch và đơn giản cho phép nhóm hiểu được các mục tiêu và ưu tiên của tổ chức cũng như cách mỗi cá nhân có thể đóng góp.
  • Cam kết của nhân viên: Cách tiếp cận đa chiều của OKR cho việc thiết lập mục tiêu kết nối các nhân viên với các mục tiêu của công ty, tăng sự gắn kết.
  • Tự chủ và trách nhiệm: Các nhóm nhận được một hướng đi rõ ràng và được tự do lên ý tưởng cho cách đạt được OKR của họ. Họ trở nên có trách nhiệm với các mục tiêu của mình, với các tiêu chí thành công rõ ràng được cả công ty biết đến, tạo ra các nghĩa vụ ảnh hưởng lẫn nhau.
  • Tập trung và kỷ luật: Số lượng mục tiêu giảm tạo ra sự tập trung trong tổ chức, kỷ luật, tập trung nỗ lực và tạo ra nhiều sáng kiến.
  • Các mục tiêu táo bạo hơn: Phân tách OKR khỏi lương thưởng và sử dụng các mục tiêu kéo dài khiến các nhóm đặt ra mục tiêu tham vọng hơn và đầy thách thức.

Siêu quyền lực OKR là gì? 

Siêu quyền lực 1: Tập trung và cam kết vào các ưu tiên

  • Thiết lập tốc độ thích hợp cho chu kỳ OKR. Triển khai OKR quý và năm song song.
  • Để giải quyết việc khó triển khai và củng cố cam kết của lãnh đạo với OKR, hãy áp dụng OKR cho cấp lãnh đạo cấp cao trước tiên. Từ từ mở rộng đến toàn công ty.
  • Chỉ định ra một người “chăm sóc” OKR chuyên biệt để đảm bảo mọi cá nhân đều tập trung dành thời gian cho OKR.
  • Chỉ cam kết từ 3 đến 5 mục tiêu – cần đạt được – mỗi chu kỳ.
  • Trong cách chọn OKR, nhìn vào những mục tiêu có sử dụng “đòn bẩy” nhiều nhất để đạt được hiệu suất cao.
  • Để nhấn mạnh một mục tiêu của phòng, hãy đẩy OKR đó thành OKR cấp công ty.
  • Với mỗi mục tiêu, chỉ nên đặt tối đa 5 kết quả then chốt có thể đo được.
  • Ghép đôi số lượng và chất lượng của kết quả then chốt.
  • Khi một KR yêu cầu mức độ hoàn thành cao, nâng cấp KR thành mục tiêu.
  • Yếu tố quan trọng duy nhất cho sự thành công của một OKR chính là sức thuyết phục và thu hút được lãnh đạo tham gia vào.

Siêu quyền lực 2: Sắp xếp và kết nối công việc của nhóm

  • Thúc đẩy nhân viên bằng cách cho họ thấy mục tiêu của nhóm kết nối như thế nào đến tầm nhìn của lãnh đạo và những mục tiêu cao nhất của công ty.
  • Lặp lại thông điệp “OKR quan trọng đối với công ty như thế nào?”
  • Khuyến khích 50% OKR theo dạng “từ dưới đưa lên”.
  • Phá vỡ mô hình phòng ban “cô lập” bằng cách kết nối nhóm theo hàng ngang trong những OKR chia sẻ chéo.
  • Làm rõ những mối phụ thuộc giữa các phòng ban cho mọi người hiểu.
  • Khi một OKR cần chỉnh sửa hoặc loại bỏ, làm sao cho mọi người cùng hiểu được vì sao phải làm như vậy.

Siêu quyền lực 3: Theo dõi để nâng cao tính trách nhiệm

  • Để xây dựng văn hóa trách nhiệm, nên thiết lập cách chấm điểm và đánh giá OKR một cách trung thực ngay từ cấp cao nhất.
  • Khuyến khích nhân viên đạt thành tích bằng khen thưởng, công nhận cụ thể, hữu hình, công khai hơn là những phần thưởng bên ngoài (tặng quà, voucher…).
  • Để giữ OKR đúng tiến độ và đúng hướng, cần có nhân viên cấp cao là “người chăn OKR”, thường xuyên Check-in và cập nhật OKR.
  • Khuyến khích các buổi họp 1:1 về OKR hàng tuần giữa nhân viên và quản lý, cộng thêm các buổi họp theo phòng ban hàng tháng.
  • Khi cần thiết, thay đổi OKR sao cho phù hợp – ngay cả khi OKR đang thực hiện giữa kỳ.
  • Vào cuối chu kỳ, chấm điểm OKR + nhân viên tự đánh giá để xem xét. Trước khi bước qua một chu kỳ OKR mới, dành thời gian đánh giá và thưởng thức thành tích đã đạt được.
  • Đầu tư nền tảng dựa trên công nghệ đám mây, tự động và sử dụng riêng, giúp cho việc thiết lập mục tiêu thực hiện theo thời gian thực, phối hợp OKR và nâng cao tính công khai của hệ thống OKR.

Siêu quyền lực 4: Mở rộng mục tiêu để đột phá

  • Đầu chu kỳ OKR, phân biệt mục tiêu cam kết (phải hoàn thành 100%) và mục tiêu mở rộng (đầy thử thách).
  • Thiết lập một môi trường để các cá nhân cảm thấy thoải mái thất bại với OKR mở rộng mà không bị phán xét.
  • Để khuyến khích đạt thành tích cao, đặt ra những mục tiêu tham vọng – có thể kéo dài từ quý này sang quý khác. Nhưng đừng đặt quá cao không thể hiện thực, ảnh hưởng đến nhuệ khí của nhân viên.
  • Để mang lại sự đột phá, áp dụng công thức “gấp 10 lần” của Google và thay thế OKR tiến từ từ thành OKR tham vọng hơn.
  • Thiết kế OKR mở rộng phải hợp với văn hoá công ty.
  •  Khi một nhóm không thể hoàn thành OKR mở rộng, cứ để các mục tiêu này đi tiếp cho chu kỳ kế tiếp, miễn là còn thấy phù hợp với hoàn cảnh.

Nguyên lý hoạt động của OKR là gì? 

OKR được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel. Sau đó, John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Vậy nguyên lý hoạt động của OKR là gì? 

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin.

  • Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
  • Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
  • Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
  • Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Phân loại OKR như nào? 

Phân loại Mục tiêu (Objectives)

Có 2 loại Mục tiêu (Objectives) là mục tiêu cam kết và mục tiêu mở rộng (mục tiêu tham vọng).

  • Mục tiêu cam kết: hoàn thành tốt là 100%
    • Mục tiêu sẽ làm được. Điều này dựa trên tính toán, kinh nghiệm, lịch sử.
    • Thường áp dụng cho các mục tiêu về: Doanh thu, lợi nhuận, số lượng bài viết…
  • Mục tiêu mở rộng (Mục tiêu tham vọng): hoàn thành tốt là 70-80%
    • Mục tiêu thách thức, khó thực hiện, truyền cảm hứng, không biết có đạt được không, nhưng rất mong muốn, rủi ro cao.
    • Mục tiêu này hướng đến tương lai, tạo ra bước nhảy vọt, bức tranh tổng thể, tầm nhìn xa…

Phân loại Kết quả chính (Key Results)

  • Kết quả then chốt số liệu cơ sở
    • KR này thường xây dựng để “báo cáo, theo dõi”. Nó không có dữ liệu lịch sử.
    • Trong trường hợp này, việc đặt kết quả cuối cùng thường không bắt buộc.
    • Cho đến khi dữ liệu cơ sở được thiết lập, thì nên điều chỉnh KRs cho phù hợp.
  • Kết quả then chốt có số liệu mục tiêu
    • Gồm 03 loại số liệu: Dương – Âm – Ngưỡng.
    • [Dương]: KRs có số liệu mục tiêu tích cực – Kết quả chính có ý nghĩa “càng nhiều càng tốt”
    • [Âm] : KRs có số liệu mục tiêu tiêu cực – Kết quả chính có ý nghĩa “ít hơn là tốt hơn”.
    • [Ngưỡng] : KRs có số liệu mục tiêu ngưỡng – Kết quả chính “nằm trong phạm vi giá trị tối thiểu và tối đa có thể chấp nhận”.
  • Kết quả then chốt mang tính cột mốc
    • Loại kết quả then chốt này không thể thiết lập được số liệu.
    • Nên chia nhỏ các bước của kết quả để đạt được khả thi hơn.

Cách viết OKR như nào?

Công thức OKR là gì? 

  • Chúng tôi sẽ… (mục tiêu)…được đo bằng…(các kết quả then chốt này)…
  • Nếu chúng tôi thành công với…(mục tiêu)…chúng tôi sẽ…(các kết quả then chốt)…

Cách làm OKR tốt

Từ khái niệm OKR là gì, ta có cách tạo một OKR tốt như sau:

  • Kết quả, không phải nhiệm vụ
    • Kết quả chính là kết quả, không phải nhiệm vụ.
    • Các nhiệm vụ xuất hiện trên một danh sách việc cần làm và thường có thể được hoàn thành trong một ngày.
    • Kết quả chính phản ánh tiến trình có thể đo được mục tiêu và không thể hoàn thành trong một ngày.
    • KR không phải là nhiệm vụ.
  • Tuân thủ SMART:KRs cần được áp dụng nguyên lý SMART.
  • Mang tính tập trung:Mỗi bộ OKR chỉ nên có tối đa 5 Mục tiêu, trong đó có 1-3 Kết quả chính cho mỗi mục tiêu.
  • Mang tính sở hữu: Mục tiêu của bạn phải bắt nguồn từ bạn, chủ sở hữu OKR chứ không phải công ty hay 1 ai đó khác.
  • Sắp xếp để thành công: OKR nên được điều chỉnh dựa trên đầu vào từ một thành viên nhóm cao cấp hơn và bất kỳ nhóm phụ thuộc nào, để đảm bảo sự liên kết và thỏa thuận.
  • Cập nhật thường xuyên
    • Khi đặt OKR cá nhân theo quý, hãy lưu ý tới tần suất cập nhật tiến độ trên từng kết quả chính.
    • Phân bổ KRs thành các bước nhỏ hơn để giúp tiến trình công việc được thực hiện dễ dàng.
  • Mang tính rõ ràng
    • Các OKR hiệu quả được viết rõ ràng và chính xác và
    • Giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng OKR.
  • Mang tính tích cực
    • Tạo các số liệu mang tính chất tích cực. Nghĩa là: càng lớn càng tốt.
    • Các OKR diễn đạt ý nghĩa mong muốn đạt được tiến bộ tích cực thay vì tiêu cực.
  • Cách phân loại:Kết quả then chốt hiệu quả bao gồm cách cách phân loại mục tiêu một cách rõ ràng mục tiêu và kiểm soát được các kỳ vọng.
  • Thể hiện sự khát vọng: Đặt điểm kỳ vọng cao để phản ánh mức độ thành tích rất tham vọng mà vẫn cảm thấy có thể đạt được.

Những sai lầm khi viết OKR là gì?

  • Tạo OKR “thác đổ”, tức là giao từ trên xuống: OKR cần được hình thành đa chiều (trên xuống, dưới lên, liên kết chéo với nhóm khác). Hãy tin tưởng vào nhóm của bạn và giúp họ hiểu làm thế nào họ có thể đóng góp. Cũng cần OKR liên kết chéo, các nhóm phải nói chuyện với nhau khi cài đặt OKR, nếu không việc đạt được sự liên kết sẽ là không thể.
  • Tạo ra quá nhiều mục tiêu: Việc tạo ra quá nhiều mục tiêu nhưng không thực thi sẽ khiến OKR thất bại.
  • Mục tiêu mới không tiến bộ so với mục tiêu lúc trước: Không mang tính tích cực và tiến bộ so với mục tiêu cũ
  • Mục tiêu của bạn quá thách thức hoặc không đủ thách thức: Đây là loại mục tiêu mang tính phi thực tế. 
  • Xác định OKR nhưng lãng quên OKR: Cần trao đổi về OKR hàng tuần (thực hiện checkin theo lịch).
  • Có quá nhiều kết quả chính hoặc nhiều kết quả chính nhỏ (không thực sự ảnh hưởng đến mục tiêu).
  • Kết quả chính không đo lường được hoặc khó hiểu.
  • Nhầm lẫn giữa công việc (nhiệm vụ, task) và kết quả chính: Kết quả chính không phải là điều bạn làm. Đó là kết quả thành công của những gì bạn đã làm.
  • Bao gồm OKR trong một công thức lương thưởng: OKR là thành phần của đánh giá nhân viên, không phải là thành phần duy nhất. OKR không phải là một công cụ đánh giá nhân viên. OKR là một công cụ quản lý.
  • Mang tính máy móc: Không có một cách duy nhất để áp dụng OKR (VD như bắt chước Google). Ngay cả trong các nhóm khác nhau của Google cũng sử dụng OKR theo nhiều cách khác nhau. Hiểu các nguyên tắc liên quan và điều chỉnh việc thực hiện của bạn với tổ chức của bạn.

Các bước trình tự thực hiện OKR trong tổ chức

  • Bước 1: Thu thập ý tưởng về OKR công ty từ toàn thể công ty.
  • Bước 2: Các quản lý họp bàn về các OKR công ty và mức độ quan trọng.
  • Bước 3: Công ty công bố các OKR công ty.
  • Bước 4: Tất cả thành viên đồng thời suy nghĩ về OKR của bản thân và nhóm, làm thế nào để đóng góp sức mình cho OKR chung.
  • Bước 5: Các nhóm họp và thống nhất đề xuất OKR của nhóm dựa trên việc đưa nhóm hoàn thành OKR công ty.
  • Bước 6: Các quản lý họp với cấp trên và thống nhất về OKR của nhóm (có tính tới sự liên kết giữa các nhóm).
  • Bước 7: Công bố OKR của nhóm tới các cá nhân.
  • Bước 8: Quản lý họp từng thành viên về OKR cá nhân.
  • Bước 9: Quản lý họp cả nhóm và tạo OKR cá nhân.
  • Bước 10: Công bố, kết nối OKR toàn công ty.

Có thể thấy để tối đa hóa phương pháp OKR thì cần chú trọng đến số lượng mục tiêu đã đặt ra. OKR là một phương thức quản trị mục tiêu hiện đại và hiệu quả khi được thực thi một cách nghiêm túc. Hy vọng bài viết trên đây về chủ đề “OKR là gì” đã mang đến cho bạn những kiến thức thú vị!.